التواصل

بحث مدرسي عن التواصل 

التواصل : المفهوم الوظائف والأهداف

المفهوم الآلي للتواصل: عمليى تبادل للأفكار والآراء والمعلومات والقناعات والمشاعر عبر وسائط متنوعة لفظية وغير لفظية، كالكلام والكتابة والأصوات والصور والألوان والحركات والإيماءات أو بوساطة أي موز مفهومة (ذات دلالات) لدى الأطراف المشاركة فيه. عناصر الاتصال والتواصل: المرسل / المستقبل / الرسالة / قناة الاتصال / الاستجابة. المفهوم التربوي للتواصل: عمليات تحدث في موقف تعليمي / تعلمي ويشترك فيها أطراف الموقف وعناصره (المدخلات) المختلفة، من أجل تحقيق أهداف تعلمية محدودة ومرغوب فيها (المخرجات). المفهوم السيكولوجي (النفسي) للتواصل: عملية فردية ذاتية تحدث بين الفرد ونفسه في نطاق أحاسيسه ومشاعره وخبراته وفي حدود خصائصه وسماتة الشخصية المفهوم الاجتماعي للتواصل: العملية التي يتم بمقتضاها تكوين العلاقات بين أعضاء الجماعة بصرف النظر عن طبيعة تكوينها وحجمها، ويجري تبادل المعلومات والآراء والأفكار والخبرات فيما بينهم من خلالها. وظائف التواصل وظائف الاتصال تختلف من مجتمع إلى اخر وفق عمليات معقدة مرتبطة بالتطور التكنولوجي المادي لمجتمع ما من جهة وبالتطور المعرفي والفكري غير الحسي له من جهة أخرى وهذا يجعلنا نقدم مقاربة سوسيولوجية لوظائف الاتصال في المجتمع العراقي على وجه الخصوص. يقسم المختصون في علم الاتصال وظائف العملية التواصلية بين المرسل والمستقبل باختلاف ارائهم وتوجهاتهم الفكرية والسياسية والاجتماعية إلى ثلاث وظائف رئيسة. - الوظائف الاعلامية وهذه الوظيفة هي جوهر وظائف التواصل لانها تحمل رسائل واضحة من قبل المرسل إلى المستقبل وفق منظورات متفق عليها تهدف إلى اشراكه في صناعة الحدث سواء كان الحدث سياسياً ام اجتماعيا ام غير ذلك.

• الوظيفة التعبيرية:

الوظيفة التعبيرية تخص النخبة من المجتمع لانها تقدم خطابا تجريديا بادوات فكرية عالية قد تكون اللغة احداها ولكنها ليست هذه اللغة المفهومة من قبل عامة الناس، وهذه الوظيفة نجدها عند المسرحيين، الشعراء، الرسامين، وغيرهم من الذين يصدق عليهم وصف الابداع، فهؤلاء يتخذون من عملية التواصل وظيفة تعبيرية تعبر عن مكنوناتهم الداخلية.

• الوظيفة الاقناعية:

وتهدف هذه الوظيفة إلى تقديم خطاب عقلاني يحاكي العقل والمنطق ويحاجج الجمهور بادلة وبراهين واضحة تهدف إلى اقناع الجمهور بفلسفة معينة تحتويها الرسالة المرسلة من قبل المرسل إلى جمهور معين، وكثيرا ما نرى ذلك في الحملات الدعائية قبيل الانتخابات. بعد أن سقطت النظريات الأحادية التي كانت سائدة في العالم والمسيطرة على كل شيء فيه حتى على إنتاج النظرية الاعلامية وقيادة فعل التواصل الإنساني بعيدا عن محتواه الحقيقي لان الاتصال في جوهرة هو عملية إنسانية قبل أن تكون اي شيء اخر هل نرى العالم وقد انتقل من واحدية القيادة والنظرية إلى توحد القيادة في ظل النظام العالمي الجديد؟! سيظل هذا السؤال مرهوناً بتقدم عملية الاتصال بين البشر بوصفها عملية إنسانية تنأى عن كل ما هو غير ذلك. أهداف التواصل: (لماذا التواصل) ؟ 1- إعطاء المعلومات أو الحصول عليها. 6- حل المشكلات. 2- التعليم والتعلم والتدريب. 7- التوجيه والإرشاد وإسداء النصح. 3- تعديل السلوك وتغيير القناعات. 8- الفهم والإدراك. 4- اتخذا القرارات. 9- التعبير عن الأفكار والمشاعر والآراء. 5- البحث والاستقصاء. 10- التقويم والتشخيص والعلاج. 11- التأثير في المواقف والاتجاهات والقيم. أجهزة وأدوات التواصل ووسائطه وقنواته : أجهزة التواصل الإنساني: أ) أجهزة الاستقبال: "الحواس الخمس" السمع / البصر / الشم / الذوق / اللمس. ب) أجهزة الارسال: اللسان والحنجرة (أجهزة الصوت والتعبير اللفظي والصوتي) / اليدين (جهاز الكتابة والرسموالنحت والعزف والتعبير) / سائر أعضاء الجسم (أجهزة التعبير الحركي والإيمائي). وسائط التواصل: 1- كل عنصر من عناصر البيئة المادية والاجتماعية والنفسية والتقانية يعد وسطًا تواصليًا. 2- وسائط الاتصال والتواصل تكون لفظية أوغير لفظية مرئية أو مسموعة محسوسة أو غير محسوسة. 3- العوامل الأساسية التي تمكن من أن يتواصل ويتفاعل هي العقل الإنساني والنفس الإنسانية. 4- تختلف سرعة التفاعل والتواصل وأسلوبهما ومقدارهما باختلاف الفرد والبيئة والمرحلة العمرية والنمائية التي ينتمي إليها المتواصلون.

كان الاتصال ومازال عنصرا هاما في الحياة برزت أهميته وفعاليته مع زيادة التقدم التكنولوجي فلقد هيئات عمليات التحضر والتصنيع والتحديث فضلا عن الحرب العالمية الأولى الظروف المحلية وال دولية الملائمة نحو الاتصال بين كافة المجتمعات الأمر الذي جعل العالم أشبه بقرية صغيرة .
وموضوع الاتصال من أكثر المواضيع التي شغلت اهتمام العلماء والباحثين في فروع معرفية شتى ومجالات علمية مختلفة نذكر من أهمها علم النفس والاجتماع والسياسة والانثربولوجيا والتاريخ ، فضلا على أنه يمثل محور اهتمام المختصين في دراسة العلاقات الدولية والدراسات الأدبية والعلمية والتي تصدت جميعا بالدراسة والفهم والتحليل لهذه العملية.
والاتصال أداة لتنمية الإنسان وتطور معارفه وخبراته سواء من الناحية الاجتماعية أو التعليمية أو التربوية أو التثقيفية أو التوجيهية أو السياسية حيث تلعب وسائل الاتصال دورا هاما في تحقيق هذا الهدف.
وبالتالي فإن دراسة موضوع الاتصال يعد من الأمور الهامة والأساسية لكل عضو في المجتمع باعتباره طرقا مستمرا في العديد من العمليات الاتصالية على مدار يومه ومن هنا يمكن طرح الإشكالية : ماهو الاتصال وما دوره وأهميته في المؤسسة؟ للإجابة عن هذا التساؤل وجب تناولنا في بحثنا هذا الذي يشمل على 4 مباحث حيث نستعرض في المبحث الأول : مفهومه ودوره وأهداف الاتصال وتطبيقاته وبالنسبة للمبحث الثاني فسوف نتناول مهام ووسائل الاتصال وتطبيقاته وبالنسبة للمبحث الثالث أنماط الاتصال ومعوقات الاتصال وطرق تحسين عملية الاتصال فسوف نرى مهارات وفعالية الاتصال أما المبحث الرابع فسوف نستعرض لدراسة حالة في مؤسسة أشغال الري sothyl .

مفهوم عناصر الاتصال الإداري
وتعتبر الاتصالات العنصر الأكثر أهمية و فعالية فى عملية الإدارة و فشلت الكثير من العمليات بسبب الاتصالات الضعيفة سوء فهم
الرسائل و التعليمات الغامضة
فالاتصال لم يعد أداة مساعدة في عمليات الإنتاج و التشغيل بل أصبح الاتصال إنتاجا من نوع متقدم حيث يسمى هدا الإنتاج بضاعة
الأفكار حيث انه من تملك المعلومات أكثر قنوات الاتصال يعتبر هو الأقوى حيث تتاح له فرصة اتحاد القرارات الرشيدة المبنية على قوة المعرفة
وإذا كان المجتمع يملك ثروة هائلة من المعلومات فإنها لا فائدة منها إلا في وجود نظام فعال للاتصال يضمن الاستخدام الأمثل لمثل هده المعلومات
ويعتبر الاتصال احد المكونات الأساسية لوظيفة المدير في أي منظمة من المنظمات حيث يقضون معم وقتهم
و يمثل الاتصال احد العناصر الهامة في كفاءة و فعالية المدير في المنظمة وتعرف الاتصال على أنها (عملية توصيل المعلومات ) و بمعنى آخر (نقل المعلومات والمشاركة في الأفكار و الآراء و الحقائق بشكل يضمن فهم الملتقى لجميع المعلومات المستلمة كما تدور في دهن المرسل) كما تعنى عملية الاتصال communication
نقل البيانات أو المعلومات أو الحقائق أو الأفكار بين اثنين على الأقل من الأفراد في المنظمة عن طريق رسائل سفريه أو مكتوبة أو اعتمادا على إشارات رمزية لها دلالاتها و يدركها المرسل و المستقبل معا و يقول احد الكتاب أن الاتصالات هي نقل المعلومات ومعناها من شخص لأخر من خلال استخدام احد أشكال الرموز

دور الاتصال :
نستخلص أهمية الاتصال بالنسبة للمنظمة في أكثر من صورة منها :
التخطيط والتوجيه:
تظهر أهمية الاتصال قبل وأثناء تنفيذ الخطة لجمع المعلومات والانطباعات فلابد أن يكون الاتصال من المستويات العليا إلى التنفيذية لتشجيع عملية التخطيط .
كذلك توجيه الأوامر والتعليمات يحتاج إلى اتصال بكل وسائله وغالبا ما يكون المرسل هو المدير فعليه أن يكون متصلا جيدا .
التنظيم والرقابة :
إن مبادئ التنظيم تؤدي مهامها بتوفير اتصال جيد فمعرفة الأهداف وتحديدها لأفراد المؤسسة يمنحهم الأمان ويرفع روحهم المعنوية وهذا لا يكون إلا بالاتصال سواء رسمي أو غير رسمي ( التنظيم هيكل مركب من الاتصالات والعلاقات بين مجموعة من الأفراد يعتمد عليها إلى حد كبير في انتقاء المعلومات والقيم والاتجاهات يمكن للرقابة أن تكون موضوعة وذلك بإشراك العمال في وضع المقاييس المعتمدة في الرقابة.
اتخاذ القرارات :
إن القرار عمل بشري وللمعلومات دور في اتخاذه من حيث تدفقها في الوقت المناسب والصورة الصحيحة وهذا يعكس دور الاتصال .
تنمية الموارد البشرية : عندما يتم تدريب فرد ما عن طريق الاتصال فذلك يعود بفائدة على الفرد والمنظمة في آن واحد
ويمدنا بأسس التنسيق بين أفراد المنظمة لتحقيق الأهداف إضافة إلى أدوات أخرى .

أهداف الاتصال
 تنمية المعلومات و الفهم الجيدv بين جميع الموظفين
 تشجيع كل موقف من شانه تحفيز الموظفين و الرضا الوظيفيv
 تصحيح اى معلومات خاطئة او مواقف مضللة أو غموض فى السياسات أو إشاعات مغرضةv
 اعداد الموظفين لاى تغير فى الأساليب او البيئة بواسطة تزويدهم بالمعلوماتv الضرورية مقدما
 تشجيع المرؤوسين على تقديم أفكارهم و اقتراحاتهم لتحسينv الإنتاج او بيئة العمل و اخذ هذه الاقتراحات بجدية من قبل الإدارة العليا
v تحسين العلاقات بين العمال و الإدارة بالمحافظة على قنوات الاتصال مفتوحة
v تعزيز العلاقات الاجتماعية بين العمال بتعزيز الاتصالات بينهم
مهام الاتصال
المهمة الاعلامية
و تظهر المهام الاعلامية للاتصال من خلال تدفق المعلومات على كافة المستويات على كمية هائلة من المعلومات السليمة فى الوقت المناسب و يعتمد تدفق المعلومات على مدى فعالية الاتصال و على المستوى التنفيدى نجد ان العاملين بحاجة الى الكثير من المعلومات المرتبطة بالاداء الوظيفى و على قدرة تدفق المعلومات المرتبطة باداء معين نجد ان نوعية الاداء تتاثر بحاجة الى معرفة الكثير من المعلومات المرتبطة بسياسات المنظمة و التغيرات المستمرة و يتم دلك من خلال المهمة الاعلامية للاتصال قد توجد معلومات اخرى ليس لها علاقة بالمنظمة او الاداء الوظيفى الا ان العاملين يحرصون على الاستخبار و العلم بما يجرى حولهم و يساعد الاتصال فى اداء هده المهام الاعلامية التى تمثل ضرورة حيوية بالنسبة للمنظمة و العاملين بها لتحقق الهدف المشور

المهمة الانضباطية للاتصالات
يعتمد سير العمل بالمنظمة على مزاولة الكثير من العمليات الإدارية من ضبط و رقابة و تنسيق بين الأنشطة المختلفة و بالتالي يستلزم
وجود سياسات و استراتجيات و مجموعة من التعليمات و القرارات و الإرشادات و المذكرات الدورية التى توضح الأعضاء المنظمة ما يجب إتباعه
وما يجب تجنبه ولن يتم كل هذا الا بمزاولة عملية الاتصال وتستمد المهمة الانضباطية للاتصال ابعادها من منطلقين اما المنطلق الاول فيرتبط بتحكم ،فيرتبط بتحكم الادارة فى نقل المعلومات بحكم كونها مركز السلطة وياتى المنطلق الثانى من كون اقتصار المعلومات و الرسائل و المعنى الصادرة عن الادارة على ما يتعلق بالعمل و ظروفه
المهمة الاقناعية للاتصالات
احيانا لا يكفى تمتع الادارة بقوة السلطة لضمان سير العمل فى الحياة الوظيفية بل يجب ان تكفل الادارة للعاملين بالمنظمة حرية التعبير عن وجهة النظر و حرية الموافقة او عدم الموافقة مع الرؤساء و يرتبط ذلك بالمهمة الاقناعية التى يمكن انجازها من خلال مزاولة عملية الاتصال وتظهر ابعاد المختلفة لمحاولة الربط بين اهداف المنظمة و اهداف الافراد وخلق جو من التكامل البناء لتقليل احتمالات النزاعات المختلفة
ان العمل القائم عن الاقتناع يختلف فى الجودة و النوعية عن العمل الروتينى القائم على تنفيذ الأوامر بصرف النظر عن ما يحول بخاطر الموظف و قد اكد تطور الفكر الادارى على اهمية الاقتناع فى الأداء الوظيفى
المهمة التكاملية للاتصالات.
و تنبع إبعاد المهمة التكاملية للاتصال من كونه تعبير عن الممارسات المختلفة حيث يتفاعل الناس من اجل التكامل الذاتي و الجماعى وتساعد المهمة التكاملية فى سيادة روح الوحدة بالنسبة للمنظمة مما يستلزم توفير وسيلة و يسنطيع بها الموظف التعرف على نفسه من خلال الانتماء الى مجموعة ما بالمنظمة ومن الطبيعى انه لا يمكن تحقيق المهام التكاملية بالمنظمة دون مزاولة لعملية الاتصال حيث تعتمد الادارة على الاتصال فى صوره
المهام الاقناعية فى الاتصال ذو الطريقتين حيث تعطى الفرصة للمستقبل لاجراء المزيد من الاستفسارات بقصد الاقتناع بشىء معين ومما لا شك فيه .
تصنيفات الاتصال
لإغراض تتعلق بالمزيد من الدراسة و المناقشة يمكن تصنيف الاتصال الى عدد الشائعة الاخرى و فى هذا المجال سنقوم بملاحظة أربعة تصنيفات إضافية و هي :
الاتصال إلى الأسفل
يتدفق هذا الاتصال من قمة التنظيم إلى ادنى المستويات الإدارية فى المنشاة و يعرف هذا الاتصال عادة بالتوجيهات والتي تنطوي على القواعد و الأوامر و التعليمات و التوجيه مثل أي نوع أخر من الاتصال هو أداة لنقل المعنى بين شخصين او أكثر و الغرض من التوجيه هو خدمة حاجات مستخدمه النهائي اى الشخص الذى يستلمه حيث يقوم بإرشاده و مساعدته لتحسين عمله ومن المهم جدا ان يستند مسؤولية إعداد التوجيهات فى المناطق او المجلات المهنية الى العناصر الإدارية المسؤولة فعلا عن وظائف هذه المنطقة من العمل اما الأوامر فتبقى من أدوات الاتصال الى الأسفل التعليمات و هى نوع من الاوامر تكون عادة مكتوبة وتقدم المعلومات او المعرفة المتعلقة بالطريقة التي يوصى بها عند أداء نوع معين من المهام و تؤكد التعليمات على ناحية كيفية الأداء للعمل و من ثم فان استخدامها يضمن التنفيذ الصحيح و المنظم للعمل و تعطى التعليمات كل أنواع المواقف المتوقع ظهورها عند تنفيذ المهمة المعينة و لذا فان الغرض منها هو ضمان استخدام مدخل مستمر و موحد عند تنفيذ العمل فى كل المستويات الإدارية و بالرغم من أنها أكثر انتشارا فى مستوى العمل التشغيلى .
الاتصال الى الاعلى
هناك العديد من انواع الاتصال الى الاعلى ولكن مناقشتها ستقتصر هنا على التقارير وهى نوع هام للاتصال فى كل منشاة ويكون من الصعب ادارة المنشاة بدونها و يمكن التفكير فى التقرير كمعلومات قائمة على اساس الحقائق و موجهة لاشخاص معينين لغرض محدد و تستخدم التقارير للاتصال بالمديرين و بغير المديرين و بالعملاء و تكون بخصوص موضوعات ذات طبيعة فنية او تشغيلية ويجب ان يسبق التقارير الفعالة تفكيرا واضحا و تخطيطا دقيق و ان كتابة التقرير من واقع هيكل معد بدقة و بالتفصيل يعتبر امر مفيد للغاية واذا لم
يتمكن الفرد من وضع الخطوط العريضة لمواده وبياناته ومعلوماته فان لن يتمكن من تكوينها على شكل كامل و ذى معنى هذا مع ضرورة استخدام عناوين للموضوعات لتسهيل فهمها و تتبعها الاتصال الشفهى تعتبر الخطبة من اقدم الادوات التى يستخدمها المديرون للقيام بتنفيذ اعمالهم و الاتصال الشفهى يوفر الوقت و يسمح بالاتصال الشخصى و يخلق روح الصداقة و التعاون ويشجع الاسئلة و الاجابات و يجب على المدير ان ينمى قدرته على الكلام بفعالية ولا يمكنه تحقيق ذلك الا بالعمل الجاد مع ضرورة الممارسة الفعلية للكلام و الخطابة و فى حالة المؤتمرات و غيرها من الاجتماعات المشابهة فان المشاركة الجماعية تعبر على جانب كبير
من الاهمية كما ينبغى ان يشجع الاجتماع على تبادل الاراء بين الجماعة وتعتبر الاعداد الدقيق لهذه الاجتماعات من الامور الضرورية حتى يمكن تغطية موضوعات و مجالات محددة ومن المفيد اعلام المشتركين فى المؤتمر قبل انعقاده بفترة كافية بالموضوعات التى ستتناولها المناقشة مع نصحهم بخصوصها و مثبل هذا الاجراء يمنح الاعضاء الفرصة للتفكير الجاد فى هذه الموضوعات من ثم تزداد اسهاماتهم الاتصال الكتابى ،يمكن تحسين معظم العمل الادارى عن طريق تحسين الاتصال الكتابى و يعتمد الكثير من الموظفين على الكلمات المكتوبة لغرض معرفة كيفية انجاز اعمالهم يضاف الى ذلك ان التقارير و التعليمات و المذكرات المكتوبة و النشورات المطبوعة و غيرها تعتبر من الامور الحيوية للقيام بالعمل الإداري و الاتصال الكتابى هو الذى يجعل من الستطاع نقل نفس المعلومات بالضبط إلى عدد كبير من الأفراد هذا مع إمكان الرجوع إليها فى المستقبل و و يمكن شرح المعلومات و البيانات بعدة طرق مختلفة مع تقديم الكثير من التفاصيل ان استدع الامر ذلك و مثال ذلك التقرير المالي الذي ينطوي على العديد من التفاصيل و الارقام فالموضوعات التى تنطوي على الكثير من الارقام و على بيانات تفصيلية لا يمكن ايصالها بفعالية الا عن طريق الكتابة و ينبغى ان يتوفر فى الاتصال الكتابى بعض الاعتبارات الاساسية حتى يكون فعال فالكتابة يجب ان تكون كاملة بحيث يتم تقديم كل المعلومات الضرورية ام الاعتبار الثانى فهو الوضوح و لا خلاف ان الاتصال غير واضح يصبح لا قيمة له لانه سينقل المعلومات غير مفهومة و من ثم فمنالضرورى الابتعاد كليا عن العبارات المحيرة او المضللة والتى تسبب سوء الفهم و هناك ثالث الاعتبار و هو الإيجاز اذ لا معنى اطلاقا لاستخدام يجب ان يكون اتصال كتابى صحيح اذا اريد ان يكون ذو قيمة و اهمية عشر كلمات اذا كانت ثلاث كلمات تكفى يضاف الى ذلك ان الإيجاز يسبغ على الكلمات المكتوبة دقة ناجمة عن التركيز على المهم فقط و أخيرا فانه يجب أن يكون الاتصال كتابي صحيحا إذا أراد أن يكون ذو أهمية وقيمة
وسائل الاتصال
هناك نوعان من الاتصال االاتصال الرسمى و الاتصال غير الرسمى و لكل نوع وسائله فالاتصال غير الرسمى هو اتصال غير مباشر و ياخذ الشكل العنقودى و تتلازم وجوده مع الاتصال الرسمى فهو يعبر عن الطبيعة البشرية فى الاتصال و من وسائل هذا الاخير الذى تستخدمه جماعات التنظيمات غير رسمية فى المنشاة وهو يتمتع بدرجة عالية من التصديق من جانب اعضاء هذه الجماعات وبالرغم من ذلك فان المعلومات الاتاتى من مصادر رسمية ومن ثم يمكنه ان ينقل معلومات لاتمثل الحقيقة و كذا الاشاعات وما شابها ذلك وفى هذه الناحية يكمن خطر الاتصال غير الرسمى و لكنه نشاط طبيعى فى اية منشاة و يكون موجودا دائما طالما ان هناك جماعة من الافراد تعمل مع بعضها البعض و لها مصالحها واهتماماتها الخاصة وامام هذه الحقيقة فان المدير العملى يستخدمه كجزء من مسالك الاتصال المنتظمة كلما امكنه ذلك اما الاتصال الرسمى فهو اتصال مباشر بين مرسل الرسالة و المستقبل لها و يتخذ هذا النوع من الاتصالات عدة اشكال من اهمها الاتصال اللغوى
و غير شفوى اما وسائل الاتصال الرسمى فتضمن بالاضافة الى المسالك التنظيمية المحددة العديد من الوسائل منها الاتى "
o المقابلات الخاصة
o الاجتماعات على مستوى القسم والادارة
o الاجتماعات العامة
o المؤتمرات
o المكالمات التليفونية
o المجلات والجرائد الداخلية(التى تصدرها الشركة )
o التقرير السنوى للموظفين
o الخطابات البريدية المباشرة
o الملصقات على الحائط
o النشرات الدورية
o النشرات الخاصة
o الصور والافلام السنمائية
و يلاحظ ان كل وسيلة من الوسائل السابقة لهما استخداماتها الخاصة ولذا نجد ان اختيار إحداهما تتوقف على عدد الاعتبارات مثل "نوع الرسائل المطلوب توصيلها ومدى أهميتها 'درجة السرية الواجب توافرها 'عدد المطلوب الاتصال بهم 'السرعة اللازمة فى الاتصال و التكلفة التى يمكن تحملها وعلى ضوء مثل هذ=ه الاعتبارات و غيرها يمكن للمدير ان يختار الوسائل التى تحقق فعالية الاتصال
مهارات الاتصال
و تعنى بالمهارة القدرة على عمل شىء وهى درجة الكفاءة و الجودة فى الاداء و منها فانها القدرة على استخدام المعلومات بفعالية و التنفيذ و الاداء بسهولة و يسر و من المهارات الضرورية لمن يتولى عملية الاتصال"
مهارة التحدث
و يعنى التحدث استخدام الجمل و الفقرات وطريقة صياغتها فى التاثير على فهم المتلقى للرسالة كما ان تعبيرات الوجه و حركات اليدين و الراس و الجسد يمكن ان تعطى تعبيرا يعزز المعانى التى يتحدث بها المتحدث و عند التحدث مع شخص ما يجب ان يراعى طبيعة نمط الطرف الاخر و درجة ثقافته و قدرته على استعاب المعانى و الافكار مهارة الكتابة تعتبر الكتابة وسيلة التعبير عن النفس و ابلاغ الاراء و الافكار وتوصيل المعلومات و المفاهيم للاخرين و عند الكتابة يجب مراعات ان يتضمن الخطاب او التقرير او المذكرة الافكار الاساسية و المعانى المحددة و ان تتسم الصياغة بالوضوح و الايجاز و الدقة و الموضوعية و تجنب الأخطاء النحوية و الاملائية و تتوقف مهارة الكتابة على الحصيلة اللغوية للفرد و أسلوبه فى الكتابة مهارة القراءة تعتبر مهارة القراءة الصامتة او المسموعة من اهم المهارات الضرورية فى عملية الاتصال حيث ان التركيز و الانتباه فى القارءة تمكن الفرد من استخلاص المعلومات بسرعة حيث يقوم الفرد بقراءة التقارير و المذكرات فعليه ان يستخلص النتائج بسرعة و التى تساعده فى اتخاذ القرارات .

مهارة الإنصات
تعتبر مهارة الإنصات من أهم المهارات و التي تتضمن الاستماع إلى المحادثات التليفونية و الاجتماعات و اللجان ''' آخره و يعنى الإنصات المقدرة على التركيز مع الاستماع الجيد و إعطاء الفرصة للآخرين للكلام و أن يكون الفرد صبور و أن يتقبل المناقشات و الانتقادات الموضوعية بصدر رحب .
مهارة التفكير
تعتبر مهارة التفكير سابقة و ملازمة لكل عملية اتصال سواء كان مع الرؤساء او مع المرؤوسين لان قدره من التفكير يجب ان يصاحب مهارة التحدث و القراءة و الكتابة و الإنصات و اذا كان التفكير مهارة ضرورية لكل اتصال جيد و بدونه لا تنجح أي عملية اتصال من اى نوع مهارة استخدام وسيلة الاتصال المناسبة
ان اختيار وسيلة اتصال مناسبة لا تعتبر كافية بمفردها لضمان فعالية عملية الاتصال بل يتطلب الامر مهارة فى استخدام هذه الوسيلة فعلى سبيل المثال عند اجراء مقابلة شخصية مع الرئيس فى العمل يجب عليك ان تراعى مجموعة من العوامل التى تضمن لك اتصال فعال و من اهم هذه العوامل معرفة الهدف من المقابلة/خصائص المستقبل /الصوت الهادى الواضح /احالة الفرصة للتحدث و عدم المقاطعة /الانتباه و التركيز بالوقت المحدد
للمقابلة .
مهارة الحصول على المعلومات الكافية لنجاح التعامل
قد تتوافر المعلومات فى المنظمة و لكن المشكلة فى عدم توافر المهارة فى الحصول عليها و حتى يتمكن المدير من الحصول على المعلومات بالدقة و السرعة المطلوبة فلا بد من توافر مهارات التعامل مع الاخرين و ذلك من اجل الحصول على المعلومات التى يريدها مهارة التعامل مع الاخرين يتعامل المدير مع من يراسه فى السلم الوظيفى و كذلك يتعامل الفرد مع مختلف الناس و اذا من الاهمية التعرف على طبيعة الرؤساء او الجمهور
و انماطهم السلوكية و مدى نضجهم الفكرى و نوع علاقات العمل التى يحبذونها و مستوى التفاهم معهم ''الى اخره كما يتمثل التعامل مع الاخرين فن القيادة و الاتصال فى ادارة الناس و من اهم مقومات الاتصال فى فن التعامل مع الاخرين ما يلى"

o حدد الفكرة فى ذهنك تماما و بوضوح
o قدرة الطرف الخر على فهم المعنى المقصود
o استعداد الطرف الاخر لاستقبال الفكرة
o نقل الفكرة الى المتلقى (المستقبل)
فعالية الاتصال :
يتولد عن أي عملية إنتاجية عنصرين هما المنتج ، المعلومات وإذا تم تبادل المعلومات فهذا يعني أنه حدث اتصال وقد دلت مختلف التقديرات ما يتراوح بين 75 % و 90 % من الوقت يقضيه الفرد المتوسط في استقبال وإرسال المعلومات

معوقات الاتصال BARRIERS COMMUNICATION
قد يعوق الاتصال ثلاث أنواع من العقبات و التي تصنف إلى "
العقبات المادية PHYSICAL
العقبات الشخصية PERSONNAL
عقبات لفظية SEMANTIC
العقيات المادية
هى مؤتنمرات بيئية متعلقة بالمسافة ' الضوضاء المزعج و الأصم ' التداخل أي دخول متحدث آخر على خط التليفون مما يحول دون تحقيق الاتصال لأغراضه.
العقبات الشخصية
هي تتصل بالنواحي النفسية و الاجتماعية للفرد والقائمة على مدى حكمة الصائب على الاشياء وحالته النفسية و العاطفية طباعه ' نزعته و ما شابه ذلك من جوانب خاصة بقيم الفرد.
العقبات التعبيرية
فالكثير من الكلمات تحمل أكثر من معنى وفقا للموقف الذي يستخدم فيه فمثلا كلمة حار فقد يذكر الشخص بأنه يشعر بالحرارة و يعنى الدفيء ما فى حالة من يعمل فى مخبرة فانه يشعر بالحرارة من غيره و كذلك الحال من يلعب كرة السلة فانه بعد عدة قفزات سوف يشعر بالحرارة و عندما تقوم بفعل الشىء يمكن انتصف ذلك بان لم تصل الى مرحلة السخونة بمعنى ان ما تقوم به غير مرضى للان وقد تكون بعض الكلمات لها نفس المعنى و المفهوم فى لغة ما او ثقافة ما بينما لا يكون لها معنى وا لها معنى مختلف فى لغات و ثقافات اخرى فمثلا
عندما تتكلم عن مكان فحظ الاغذية من التلف فاننا نتكلم عن الثلاجة بينما فى لبنان تسمى بالبراد و هذا ''' و يعنى هذا ضرورة اختيار كلمات التى تؤدى الى المعنى القصود حسب اللغة و الثقافة و هناك عقبات اخرى.
طرق تحسين أساليب الاتصال :
يمكن تحسين الاتصال بعدة طرق أهمها:
نمط الاتصال الرأسي الهابط :
يجب على المديرين إمداد ويمدهم بالمعلومات اللازمة عند الحاجة كما يجب وضع خطة للاتصال حتى نضمن سياسات وإجراءات تمكن للعاملين من الحصول على الحاجة كما يجب خلق جو من الثقة بين المرسل والمستقبل كي يسهل ذلك للإتفاق بين الرؤساء والمرؤوسين ويجب معرفة قنوات الاتصال وأنواع المعلومات لدى كل من الإدارة والعاملين على حد سواء كما يجب أيضا الاهتمام بعامل التوقيت السليم في نقل المعلومات كما يجب استخدام أحسن التقنيات وأدقها كوسيلة لتقييم عملية الاتصال .
نمط الاتصال الرأسي الصاعد
يفضل استخدام بعض الأوضاع لتحسين الاتصال الرأس الصاعد منها الأوضاع التي تستلزم المشرف المباشر أمام مستويات الإدارة العليا.
الأوضاع التي تسبب نزاعات بين وحدات العمل المختلفة .
الأوضاع التي تتطلب النصح عن طريق المشرف المباشر أو تتضمن توصيات بصدد إجراء تعبير ما ولزيادة فعالية الاتصال الرأسي الصاعد ، يجب على الإدارة معرفة أنواع المعلومات المناسبة لهذا النوع من الاتصال مع الإمداد بالقنوات الملائمة ويجب أيضا أن لا يكون الاتصال الصاعد إجباريا وغير مرغوب فيه مع وجود ارتباط الاتصال الصاعد بالهابط


نمط الاتصال الأفقي :
وجب حسن الاستخدام المباشر بين المديرين المشاركين في عملية الاتصال مع اقامة دور اتصال لربط مختلف الإدارات ذات الاتصال الوثيق وهذا على نفس المستوى التنظيمي كما يجب انشاء دور جديد تكاملي بالمنظمة لتسهيل عملية الاتصال وهذا عندما تصبح قيادة العمليات الجانبية بمثابة مشكلة كما يستلزم الانتقال من الدور التفاعلي إلى الدور التكاملي إلى الدور الإداري والترابطي عندما تواجه المؤسسة تفاضلا بين اختلافات رئيسية مع وجوب تشكيل فريق عمل بصفة دائمة للتعرف على المشاكل الداخلية